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Quelques minutes au sujet de … la téléconsultation

La mise en place de la téléconsultation à la Faculté de médecine

Un travail de collaboration remarquable

En haut, Marie Hémond et Anouck Senécal. En bas, Julie Lavoie et Julie Verdy.

Fin mars 2020, le contexte de la pandémie a apporté son lot de défis dans la formation des étudiants et étudiantes avec la transition vers les activités à distance. À la Faculté de médecine, tout comme dans les autres facultés, une cellule de soutien à l'enseignement a été mise en place à l’initiative du CPU. Le maintien des stages dans les cliniques universitaires a alors été désigné comme une des priorités. Il fallait permettre aux stagiaires de poursuivre leur formation pour qu’ils et qu’elles puissent obtenir leur diplôme sans entraîner de retards afin joindre les rangs du personnel de la santé. Cet objectif a fait rapidement consensus parmi tous les partenaires concernés.

Les stages en nutrition, en orthophonie et en kinésiologie ont pu ainsi être maintenus (à l’exception des consultations en audiologie) grâce au travail de collaboration entre les responsables des cliniques, le Centre de pédagogie universitaire, le Centre des services technologiques de la Faculté de médecine et l’équipe de gestion du changement de la Direction des ressources humaines. Les trois responsables actuelles des cliniques1, Marie Hémond2, Anouck Senécal et Julie Lavoie (directrice de l’École de kinésiologie et des sciences de l’activité physique) ainsi que Julie Verdy, conseillère au CPU, ont accepté de partager leurs réflexions sur ce projet.

Une collaboration essentielle

En phase de démarrage, Julie Verdy décrit ainsi la stratégie adoptée : « La téléconsultation et la poursuite des stages ont fait l’objet d’un des sept chantiers prioritaires de la cellule de soutien à l’enseignement. Ce thème a été abordé au cours de midis-causeries organisés à la faculté et réunissant toutes les parties prenantes : des conseillers pédagogiques, des techniciens, les représentants des unités ainsi qu’une conseillère en gestion du changement de la Direction des ressources humaines. Ensuite, trois groupes de travail ont été constitués. »

Pour une transformation des pratiques d’encadrement des stagiaires, les enjeux pédagogiques, technologiques et organisationnels devaient être traités ensemble. De ce fait, la collaboration des uns et des autres s’imposait. « La téléconsultation était déjà dans les plans de la Clinique universitaire de nutrition. Sa mise en œuvre a été accélérée », indique la coordonnatrice Anouck Senécal.

Il y a eu peu de modifications dans la démarche pédagogique, il s’agissait avant tout d’un changement d’environnement d’apprentissage. Toutefois, pour ce qui est du travail des cliniciens et cliniciennes, il fallait réorganiser la supervision des stagiaires, le déroulement des consultations avec les clients et, dans certains cas, intégrer de nouveaux outils d’intervention « numériques ». Pour ce faire, il a fallu le soutien d’Annick Bélisle, conseillère principale en gestion du changement à la Direction des ressources humaines, ainsi que d’Éric Morel et David Letendre, du Centre des services technologiques de la Faculté de médecine.

Marie Hémond témoigne du travail accompli par sa prédécesseure, Louise Bélanger, jusqu’en décembre 2020 et de la relève qu’elle a assurée depuis : « Nous avions des procédures à clarifier qui sont aussi en constante évolution. Il a fallu prendre le temps nécessaire pour transférer les acquis en personne vers le mode à distance. Au départ, l’équipe a créé des outils de communication avec les technologies disponibles. Plusieurs mesures de soutien ont été mises en place. Il y a eu des tutoriels écrits et l’École [d’orthophonie et d’audiologie] a produit des vidéos destinées au corps enseignant et aux autres membres du personnel. Des cliniciens et cliniciennes de différents milieux ont offert des formations et ont également fait des vidéos. »

La téléconsultation en action

Avec quelques variantes selon les cliniques, Anouck Senécal décrit une séance de téléconsultation en nutrition : « Le fonctionnement de la Clinique a été reproduit en ligne. On accueille le client dans la salle virtuelle − à partir du compte Zoom Santé du clinicien −, puis l’équipe composée du clinicien et des stagiaires se présente et on laisse une personne mener la rencontre − les autres ferment leur micro ou leur caméra. À la mi-rencontre, on renvoie le client en salle d’attente virtuelle. Une courte discussion privée entre les stagiaires et le clinicien permet de s’assurer que la collecte de données est complète et de valider le jugement clinique et le plan d’intervention. Par la suite, on fait revenir le client pour la deuxième portion de la rencontre afin de lui proposer un plan de traitement individualisé. » Pour le dépôt du matériel tel que les études de cas, les formulaires, le matériel de consultation et les suivis, les unités ont eu recours à Office 365 OneDrive ou à StudiUM.

Des consignes particulières ont aussi été fournies aux stagiaires pour respecter les normes déontologiques et de professionnalisme, car il était essentiel que leur environnement personnel reflète le respect de la confidentialité de la téléconsultation. Cet environnement devait donc être exempt de bruits ou d’interférences pouvant laisser croire à la présence d’autres personnes à proximité.

Les résultats

Depuis le printemps 2020, grâce à la forte mobilisation de tous les partenaires, on a dénombré plus de 320 activités de stage accompagnées par une vingtaine de cliniciens et cliniciennes dans les trois cliniques3.

L’évaluation des stagiaires s’est aussi bien déroulée, que ce soit du point de vue du jugement clinique, de l’élaboration du plan de traitement ou des compétences transversales (la collaboration, la communication, le professionnalisme et autres).

Au sein des cliniques, de nouvelles collaborations ont vu le jour. « Nous avons créé un réseau d’entraide pour les cliniciens et cliniciennes avec des rencontres régulières. Comme ils ne pouvaient pas communiquer avec leurs collègues pendant les rencontres, ils ont échangé des trucs pour interagir entre eux ou avec les étudiants et étudiantes − en utilisant le clavardage dans Teams par exemple », précise Julie Lavoie. De plus, elle témoigne des collaborations intercliniques établies : « Les liens qui se sont développés entre les cliniques, c’est quelque chose qui a été très bénéfique. Nous n’étions pas tous au même point, mais cela a beaucoup enrichi et facilité la suite des choses. »

La réaction des personnes venues en téléconsultation s’est avérée positive dans l’ensemble. « On pensait que le lien thérapeutique aurait été plus difficile à établir, mais c’était peut-être même mieux dans certains cas », fait remarquer Anouck Senécal. En outre, on a noté une assiduité accrue des clients quant aux rendez-vous de suivi (donc de plus courte durée), possiblement parce qu’aucun déplacement n’était requis de leur part.

Les conditions de succès et la fierté du travail accompli

Julie Verdy décrit ainsi les conditions du succès du projet dans son ensemble : « Être transparent, impliquer toutes les parties prenantes et faire des essais. Il n’y avait aucun travail en silo, on était sensibles à la réalité des uns et des autres. » Anouck Senécal souligne cette attention à la diversité des contextes : « On s’est rendu compte qu’on avait des problématiques différentes. Les discussions se sont poursuivies pour trouver des solutions avec la création de cellules propres à chaque clinique. »

Certes, le personnel clinicien et les stagiaires attendent avec impatience le retour des consultations dans les cliniques, notamment pour tout ce qui a trait à la gestion matérielle (prise de notes et enregistrement des séances). Néanmoins, une grande satisfaction est palpable chez les responsables des cliniques, comme le rapporte Marie Hémond : « On a fait de notre mieux, la volonté de faire quelque chose était là même si l’on savait que ça allait être dur. » Selon Julie Lavoie, « on a réussi avec l’aide de beaucoup de gens. On est fiers de ce qui a été mis en place parce que les délais étaient courts et les enjeux importants ». De son côté, Julie Verdy tient à mentionner la contribution des responsables des cliniques : « Elles ont été des meneuses dans la réussite de ce projet, elles ont eu le courage d’aller de l’avant dans un contexte incertain. »

Considérant l’expérience positive du recours à la téléconsultation depuis la dernière année, l’offre pourrait être maintenue pour une partie de la clientèle après la réouverture complète des trois cliniques. Ce mode d’interaction répond vraisemblablement aux besoins de certains clients en limitant la nécessité de se déplacer et il permet aux stagiaires de mobiliser un autre volet de leurs compétences.

Le guide du déploiement de la téléconsultation en contexte de distanciation sociale

Les équipes facultaires désireuses de mettre en place ou d’optimiser la téléconsultation dans leur clinique universitaire peuvent consulter le guide Le déploiement de la téléconsultation en contexte de distanciation sociale.

Ce document a été rédigé par Annick Bélisle (Direction des ressources humaines) et Julie Verdy (Centre de pédagogie universitaire) avec la collaboration de Louise Boulanger (Clinique universitaire en orthophonie et en audiologie), Anouck Senécal (Clinique universitaire de nutrition), Julie Lavoie (Clinique de kinésiologie) ainsi qu’Éric Morel et David Letendre (Centre des services technologiques de la Faculté de médecine).

1 À noter que Marie Hémond et Anouck Senécal ont le titre de coordonnatrices de leurs cliniques respectives.

2 La coordination de la Clinique universitaire en orthophonie et en audiologie a été assurée par Louise Boulanger jusqu’en décembre 2020. Marie Hémond a pris la relève depuis.

3 À noter qu’il y a eu aussi quelques stages en audiologie, mais en présentiel.